Modification et impression des factures (commandes à imprimer)

Vous et vos clients pouvez imprimer une facture pour chaque commande. Une facture est un résumé des détails de la commande qui confirme que la commande a bien été placée. Vous pouvez conserver les factures pour vos dossiers ou les utiliser comme bordereaux d'expédition pour vous assurer que tous les produits commandés se trouvent à l'intérieur d'une boîte avant son expédition. Vous pouvez également inclure les factures imprimées dans les envois, ou les enregistrer au format PDF et les renvoyer à vos clients si nécessaire.

Vous pouvez ajouter un logo, un identifiant fiscal, un message de pied de page ou des informations commerciales supplémentaires à votre facture, si vous le souhaitez, et de définir un nom de fichier de facture personnalisé. Vous pouvez également personnaliser le modèle de facture afin qu'il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Aperçu de la facture par défaut

La boutique de WebSelf utilise un modèle par défaut pour les factures, qui contient les informations suivantes : le nom et l'adresse de votre entreprise (tirés du profil de votre boutique), le nom et l'adresse de livraison de l'acheteur, le mode de paiement et le mode de livraison choisis pour sa commande, des informations sur les produits commandés et un total détaillé de la commande.

Une facture par défaut peut différer légèrement pour les commerçants de différents pays. Pour prévisualiser une facture générée dans votre boutique, allez dans l'administration de votre boutique→ Paramètres → Confirmation de commande imprimable et cliquez sur le lien Aperçu.

Vous pouvez utiliser les options intégrées pour ajouter un logo de boutique, inclure l'ID d'enregistrement fiscal de votre entreprise, fournir des détails professionnels supplémentaires ou ajouter un message de pied de page à votre facture par défaut. Si vous avez besoin d'apporter d'autres modifications, vous pouvez personnaliser le modèle de facture afin qu'il réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Note:
La facture est créée dans la langue de votre boutique.

Impression des factures

Vos clients peuvent consulter et imprimer les factures de leurs commandes à partir de plusieurs endroits :

• Ils peuvent générer une facture en cliquant sur le lien Imprimer la commande dans la page "Merci pour votre commande" qu'ils voient après avoir passé une commande.
• Ils peuvent imprimer la facture de n'importe quelle commande à partir de leur historique de commandes une fois connectés à leur compte client dans votre boutique.
• Les clients peuvent également recevoir les factures en pièces jointes aux e-mails de confirmation de commande. Pour envoyer des factures avec vos confirmations de commande, allez dans votre administration dans Paramètres → Notifications et activez le paramètre Joindre des commandes imprimables à l'e-mail de confirmation de la commande.

Impression de factures depuis votre PC.
En tant qu'administrateur de la boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.

Vous pouvez consulter les factures de n'importe quelle commande dans la section Mes ventes → Commandes. Vous pouvez ensuite l'enregistrer comme fichier PDF ou l'imprimer directement pour vos archives ou pour les inclure dans vos envois.

• Si vous souhaitez imprimer une facture à la fois :

- Pour imprimer la facture sur papier, appelez la boîte de dialogue Imprimer (Ctrl+P pour Windows, pomme+P pour Mac) et cliquez sur Imprimer.
- Pour enregistrer la facture sous forme de fichier PDF sur votre appareil, cliquez sur Enregistrer :

• Si vous souhaitez imprimer plusieurs factures à la fois :

1. À partir de l'administration, accédez à Mes ventes → Commandes.
2. Sélectionnez les commandes en plaçant une coche à côté d'elles.
3. Choisissez Imprimer les éléments sélectionnés dans la liste déroulante Mise à jour de masse.

Impression de factures depuis l'application mobile pour iOS.

Depuis l'application mobile My e-shop pour iOS, accédez à Commandes. Appuyez sur Sélectionner dans le coin supérieur droit. Cochez la commande où toutes les commandes que vous souhaitez imprimer. Appuyez sur l'icône de l'imprimante dans le coin inférieur gauche. Sélectionnez votre imprimante et appuyez sur Imprimer.

Impression de factures depuis l'application mobile pour Android.

Depuis l'application mobile My e-shop pour Android, accédez à Commandes. Appuyez sur Sélectionner dans le coin supérieur droit. Cochez la commande où toutes les commandes que vous souhaitez imprimer. Appuyez sur l'icône de l'imprimante dans le coin inférieur gauche. Sélectionnez votre imprimante et appuyez sur Imprimer.

Ajout d'un logo à la facture

Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise à vos factures. La taille recommandée d'une image de logo est de 240 x 100 px.

Pour ajouter un logo au modèle de facture :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Cliquez sur Importer le logo et choisissez le fichier image sur votre ordinateur.

Vous pouvez cliquer sur le lien Aperçu pour vérifier le résultat.

Si vous voulez téléverser une image différente, cliquez sur Modifier le logo et choisissez une autre image sur votre ordinateur (ou cliquez sur l'icône du panier pour supprimer l'image de votre modèle de facture).

Ajout de votre numéro d'immatriculation fiscale à la facture

Dans certains pays, les commerçants qui facturent certaines taxes doivent indiquer leur numéro d'immatriculation fiscale sur les factures. Par exemple : le Royaume-Uni exige le numéro de TVA, l'Italie exige le P.IVA et l'Australie exige l'ABN.

Pour préciser votre numéro d'immatriculation de contribuable :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Insérez votre ID fiscal dans ce champ Identification fiscale.
3. Enregistrez les modifications.

La boutique détecte automatiquement votre pays et remplit le nom de l'ID fiscal approprié (numéro de TVA, ABN, etc.). Si vous voulez un autre nom pour votre ID fiscal, cliquez sur le lien Modifier le nom et saisissez un autre nom à afficher.

Une fois ajouté, votre numéro d'immatriculation fiscale apparaîtra sur toutes les factures des clients :

Le numéro d'inscription de contribuable figurera également dans le pied de page de toutes les notifications par e-mail envoyées à vos clients. Si vous souhaitez ajuster le placement du numéro d'identification du contribuable dans une notification envoyée par e-mail, vous pouvez modifier le modèle pour cette notification.

Fournir des informations complémentaires sur l'entreprise

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sur votre entreprise dans l'en-tête de la facture. Il peut s'agir d'informations requises par les lois de votre pays ou de toute autre information (comme des coordonnées supplémentaires ou bancaires).

Pour ajouter les détails de l'entreprise :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Saisissez les informations dans le champ Détails de l'entreprise.
3. Enregistrez les modifications.
   
   

Vous pouvez vérifier le résultat avec l'aperçu.

Ajouter un message dans le pied de page

Vous pouvez également ajouter un message dans le pied de page de la facture. Il peut s'agir de remarques pour les clients ou d'un message spécial de remerciements.

Pour ajouter des informations dans le pied de page d'une facture :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Saisissez les informations dans le champ Message du pied de page.
3. Enregistrez les modifications.

Le texte apparaîtra sous le code-barres de votre facture. Vous pouvez vérifier le résultat avec l'aperçu.

Définir un nom de fichier de facture personnalisé

Vous pouvez définir un format de nom personnalisé pour les PDF de factures générés dans votre boutique. Par exemple, si le nom de fichier par défaut ne correspond pas à votre flux de travail ou si vous souhaitez y ajouter des détails tels qu'un nom de boutique.

Pour définir un nom de fichier de facture personnalisé :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Faites défiler jusqu'à Nom de fichier de facture personnalisé et cliquez sur Personnaliser le nom du fichier.
3. Modifiez le champ Nom de fichier.
4. Cliquez sur Enregistrer.

C'est tout. Tous les nouveaux fichiers PDF de factures générés dans votre boutique seront nommés selon le format que vous avez défini.

Modification du modèle de facture (pour les webmestres)

Si vous souhaitez modifier votre facture, vous pouvez modifier le modèle afin de lui donner l'apparence que vous voulez.

Modèle de facture contient :

• Des Variables pour faire référence à la boutique ou aux informations sur l'acheteur (les modèles de facture utilisent la même collection de variables que nos notifications par e-mail).
• Des balises Freemarker pour remplacer les variables par des valeurs réelles et pour leur rendu conditionnel.
• Du CSS et HTML pour définir la structure et l'apparence de la facture.

Vous pouvez ajouter des balises HTML standard et des expressions ordinaires spéciales pour transférer les détails de la commande vers la facture. Vous pouvez inclure ou supprimer les variables dans ces expressions, modifier leur position ou établir une facture personnalisée qui répondra précisément à vos besoins.

Pour personnaliser la facture :

1. À partir de l'administration, accédez à Paramètres → Confirmation de commande imprimable.
2. Cliquez sur Modifier le modèle.
3. Apportez les modifications souhaitées au modèle.
4. Avant d'enregistrer les modifications, cliquez sur le lien Aperçu en haut pour voir à quoi ressemblera la facture.
5. Si vous n'aimez pas le résultat, cliquez sur Revenir au modèle par défaut en bas du modèle pour restaurer le modèle de facture par défaut.

6. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Enregistrer.

Voici quelques exemples de petites personnalisations de factures :

Exemple : ajout de texte au pied de page de la facture

Si vous souhaitez ajouter un message à la facture, vous pouvez l'annexer au texte « Merci pour votre commande ». Par exemple :

Pour cela, ouvrez le modèle de facture pour le modifier, faites-le défiler jusqu'en bas et ajoutez votre message en texte brut après la variable ${textLabels.footerMessage} dans le bloc du pied de page de la facture :

Vous pouvez également modifier le message de pied de page par défaut, qui est « Merci pour votre commande ! », et le remplacer par votre propre texte en remplaçant la variable ${textLabels.footerMessage} par le libellé souhaité dans le modèle.

Exemple : suppression du code-barres de la facture

Pour supprimer le code-barres de la commande de vos factures, supprimez ces lignes en bas de votre modèle de facture :

Traduire les factures dans d'autres langues

Un certain nombre de variables spéciales sont utilisées pour afficher des étiquettes de texte général dans la facture, comme Commande, Acheteur, Merci pour votre commande !, etc. Voici la liste des variables du modèle de facture et le texte réel qui apparaît à la place de ces variables dans les factures (version anglaise) :

Variable - Étiquette de texte

${textLabels.order} - Commande
${textLabels.orderComments} - Commentaires sur la commande
${textLabels.sku} - UGS
${textLabels.footerMessage} - Merci pour votre commande !
${textLabels.customerService} - Service à la clientèle
${textLabels.phone} - Téléphone
${textLabels.shippingMethod} - Mode de livraison
${textLabels.paymentMethod} - Mode de paiement
${textLabels.discountCoupon} - Coupon de réduction
${textLabels.items} - Articles
${textLabels.shipping} - Livraison
${textLabels.total} - Total
${textLabels.shipTo} - Livrer à
${textLabels.buyer} - Acheteur
${textLabels.pickupMethod} - Mode de retrait
${textLabels.taxId} - Identifiant fiscal
${textLabels.taxFreeBusiness} - Client exonéré de taxe

Ces variables sont automatiquement traduites dans la langue de votre client si vous proposez votre boutique dans cette langue et si une traduction d'une étiquette de texte existe dans votre boutique. Autrement, l'étiquette apparaît en anglais.

Si votre boutique ne dispose pas encore de traductions d'étiquettes de facture dans une langue dont vous avez besoin, vous pouvez remplacer les variables correspondantes dans le modèle de facture par votre texte préféré comme solution temporaire. Ce texte apparaîtra toutefois sur les factures pour tous les clients, quelle que soit la langue de leur navigateur.

Par exemple, pour ajouter une traduction du message « Merci pour votre commande ! » dans la facture, vous pouvez trouver la variable ${textLabels.footerMessage} dans le modèle de facture et la remplacer par votre traduction :

En ce qui concerne le contenu restant de la facture, il est récupéré dans les détails de la commande - traduisez votre catalogue dans les langues désirées, afin que les informations relatives aux produits apparaissent dans cette langue sur la facture du client. Voici un exemple de la façon dont un client Petra qui utilise l'allemand comme langue principale de son navigateur voit la facture de sa commande :

FAQ

Y a-t-il un moyen de raccourcir la marge supérieure ?

Vous pouvez facilement modifier les marges dans la fenêtre d'impression : commencez à imprimer votre facture et sélectionnez l'option de marge minimale dans les paramètres d'impression, si l'aperçu vous satisfait, cliquez sur Imprimer.
Voici un exemple de ce à quoi ressemblent ces paramètres lors de l'impression via le navigateur Google Chrome :