Créer des factures fiscales

Les factures fiscales sont des documents essentiels pour la gestion financière de votre boutique. Elles fournissent des informations détaillées sur les transactions effectuées, y compris les articles achetés, les prix, les taxes applicables et d'autres détails pertinents.

Vous pouvez les utilisez pour votre comptabilité interne, les présenter à l'administration fiscale locale ou les envoyer à vos clients. Dans les pays de l'Union européenne et dans certains pays comme l'Australie, la Nouvelle-Zélande ou l'Inde, la loi impose d'indiquer le calcul des taxes sur les factures. Dans d'autres pays, il peut s'agir d'une démarche volontaire.

Il est toujours recommandé de consulter un conseiller fiscal ou les autorités fiscales locales pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation. Les règles fiscales varient d'un pays à l'autre et peuvent également dépendre du type d'entreprise que vous exploitez. Un professionnel qualifié sera en mesure de vous fournir des informations précises et adaptées à votre cas particulier.

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité intégrée pour générer automatiquement ou manuellement des factures fiscales et les envoyer à vos clients. Lorsque les factures fiscales sont activées, vous pouvez également les configurer et personnaliser le modèle en fonction des besoins de votre entreprise. Il est possible d'imprimer ou de télécharger des factures fiscales individuelles, ou de télécharger en bloc toutes les factures d'une période donnée.

Activer les factures fiscales

Vous pouvez activer les factures fiscales si vous souhaitez utiliser la fonction intégrée pour les factures de votre boutique. Ces factures auront un numéro unique et seront conformes à la loi.

Pour activer les factures fiscales :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Factures fiscales et cliquez dessus.
3. Sur la page ouverte, cliquez sur Activer les factures fiscales.
4. Configurez vos factures comme vous le souhaitez dans la section Paramètres.
   
   

À noter que vous pouvez définir comment et quand vos factures sont générées et envoyées. Vous pouvez également personnaliser le modèle de facture fiscale par défaut et les numéros de facture fiscale utilisés dans votre boutique.

Une fois que vous avez activé les factures fiscales pour votre boutique, un menu déroulant spécial Gérer les factures fiscales et la section Factures fiscales apparaîtront sur les pages des commandes individuelles dans Ventes → Commandes.

L'activation des factures fiscales n'enverra pas automatiquement les données correspondantes au service des revenus de votre pays (ou à toute autre autorité similaire). Vous devez vous en occuper vous-même. Lisez ce qui suit pour savoir comment fonctionne la facturation fiscale dans votre boutique.

Désactiver les factures fiscales

Désactivez les factures fiscales pour votre boutique, si vous décidez d'utiliser un système tiers en dehors de votre boutique pour gérer vos factures fiscales ou si les factures fiscales sont inutiles pour votre entreprise.

Pour désactiver les factures fiscales :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Factures fiscales et cliquez dessus.
3. Sur la page ouverte, cliquez sur Désactiver les factures fiscales :
   

   

Après avoir effectué cette opération, la liste des paramètres des factures fiscales ne s'affichera plus. Le menu déroulant Gérer les factures fiscales et la section Factures fiscales disparaîtront des pages de vos commandes dans Ventes → Commandes.

Créer des factures fiscales pour les commandes

Votre boutique propose deux types de factures fiscales : les factures ordinaires pour vos ventes et les factures d'annulation pour fournir un remboursement de commande. Par défaut, les factures ordinaires sont automatiquement générées et envoyées à vos clients lorsque la commande est passée. Les factures d'annulation sont créées et envoyées manuellement uniquement.

Quels que soient les paramètres, les deux types de factures peuvent toujours être créés manuellement à partir de votre interface d'administration de votre boutique.

Pour créer une facture fiscale pour une commande :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
2. Cliquez sur la commande.
3. Cliquez sur le menu déroulant Gérer les factures fiscales, puis cliquez sur Créer une facture fiscale (ou cliquez sur le lien Créer une facture fiscale dans la section Factures fiscales ; ce lien n'est disponible que si aucune facture n'a été créée pour cette commande) :
   

   

4. Sur la page ouverte, choisissez Ordinaire (Vente) ou Annulation (Remboursement).
5. Cliquez sur Créer une facture fiscale.

À noter que vous pouvez créer un nombre illimité de factures pour n'importe quelle commande et à n'importe quel moment.

Toutes les factures qui ont été créées pour une commande particulière (y compris les factures générées automatiquement) sont disponibles dans la section Factures fiscales sur la page de cette commande. Vous pouvez imprimer la facture ou la télécharger au format PDF pour l'envoyer à vos clients par e-mail ou par tout autre moyen. Vous pouvez toujours supprimer les factures si besoin.

Générer des factures fiscales ordinaires automatiquement

Lors du paiement ou lors de son expédition, les factures fiscales ordinaires pour vos ventes peuvent être générées automatiquement lors du passage de la commande (c'est l'option par défaut). Vous pouvez éventuellement choisir de joindre ces factures à vos e-mails de confirmation de commande.

Pour configurer la génération automatique de factures fiscales ordinaires :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales.
2. Faites défiler jusqu'à Paramètres.
3. Cliquez sur la section Générer automatiquement la facture fiscale.
4. Dans la liste déroulante Générer automatiquement les factures fiscales, sélectionnez l'option qui vous convient : Générer automatiquement lorsque la commande est placée, Générer automatiquement lorsque la commande est payée ou Générer automatiquement lorsque la commande est expédiée :
   

   

5. (facultatif) Activez l'option Joindre les factures fiscales à l'e-mail de confirmation de la commande pour que les factures générées soient envoyées automatiquement à vos clients.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Désormais, toutes les factures fiscales ordinaires pour les commandes passées dans votre boutique seront générées automatiquement. Si vous choisissez de joindre les factures fiscales aux e-mails de confirmation de commande, les factures seront envoyées automatiquement à vos clients. Si vous choisissez de ne pas joindre les factures fiscales aux e-mails de confirmation de commande, vous devrez envoyer vous-même les factures à vos clients.

Lorsque la facture fiscale sera générée pour la commande, vous la verrez dans la section Factures fiscales sur la page de cette commande particulière dans Mes ventes → Commandes.

Créer des factures fiscales ordinaires manuellement

Vous pouvez désactiver la génération automatique de vos factures fiscales ordinaires et créer des factures pour les commandes passées dans votre boutique manuellement.

Pour activer la création manuelle des factures fiscales ordinaires :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales.
2. Faites défiler jusqu'à Paramètres.
3. Cliquez sur la section Générer automatiquement la facture fiscale.
4. Dans le menu ouvert, sélectionnez Je crée manuellement des factures fiscales :
   

   

5. Cliquez sur Enregistrer.

Désormais, toutes les factures fiscales de votre boutique seront créées manuellement. Vous pourrez créer des factures fiscales ordinaires pour les commandes existantes sur les pages des commandes individuelles dans votre interface d'administration de votre boutique.

Créer des factures d'annulation

Une fois créées, les factures fiscales ordinaires ne peuvent plus être modifiées.

Si vous effectuez un remboursement pour une commande, vous devez émettre manuellement une facture d'annulation spéciale (remboursement). La différence entre les factures d'annulation et les factures fiscales ordinaires réside dans les totaux et sous-totaux négatifs.
Attention : les factures d'annulation possèdent leur propre numéro unique qui ne correspond pas au numéro de la facture fiscale ordinaire de la commande.

Pour créer une facture d'annulation :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
2. Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez effectuer un remboursement.
3. Cliquez sur le menu déroulant Gérer les factures fiscales, puis sur Créer une facture fiscale.
4. Sur la page qui s'est ouverte, choisissez Annulation (remboursement) :
   

   

5. Cliquez sur Créer une facture de taxe d'annulation.

Une fois la facture générée, elle apparaîtra dans la section Factures fiscales sur la page de cette commande. Vous pouvez imprimer la facture ou la télécharger au format PDF pour l'envoyer à vos clients par e-mail ou par tout autre moyen si nécessaire. Les factures d'annulation ne sont pas envoyées automatiquement à vos clients dès leur création.

Émettre des factures de correction

Vous pouvez créer une facture de correction spéciale, s'il y a une erreur dans votre facture fiscale ou si elle doit être mise à jour. Les factures de correction sont émises manuellement, en dehors de votre interface d'administration de votre boutique. Vous pouvez utiliser un système tiers pour cela ou créer une facture en vous basant sur notre modèle (remplissez-la selon votre modèle de facture fiscale ordinaire et apportez les modifications nécessaires).

Envoyer vos factures fiscales à vos clients

Si vous décidez de joindre vos factures fiscales générées automatiquement aux e-mails de confirmation de commande, les factures fiscales ordinaires seront envoyées automatiquement à vos clients.

Si vous décidez de ne pas joindre les factures fiscales générées automatiquement aux e-mails de confirmation de commande ou si vous créez vos factures ordinaires manuellement, vous devez envoyer les factures aux clients vous-même. Vous devrez également envoyer les factures d'annulation de vos commandes vous-même.

Vous pouvez accéder à toutes les factures fiscales qui ont déjà été créées pour une commande individuelle sur la page de cette commande dans l'interface d'administration de votre boutique.

Pour accéder aux factures d'une commande :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
2. Cliquez sur la commande.
3. Accédez à la section Gérer les factures fiscales :
   

   

Vous pouvez imprimer vos factures fiscales ou les télécharger au format PDF et les envoyer à vos clients par e-mail ou par tout autre moyen approprié.

Si besoin, vous pouvez également télécharger en bloc toutes les factures d'une période donnée.

Télécharger vos factures fiscales en bloc

Vous pouvez obtenir une archive contenant toutes les factures fiscales de votre boutique disponibles pour une période donnée (p. ex., pour les présenter à l'administration fiscale de votre pays).

Pour télécharger des factures en bloc :

1. À partir de l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales (ou Mes ventes → Commandes).
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Obtenir toutes les factures fiscales en même temps et cliquez dessus.
   
3. Définissez la période pour laquelle vous souhaitez télécharger les factures fiscales :
   

   

4. Cliquez sur Obtenir les factures fiscales.

Après cela, vous recevrez un message à l'adresse e-mail que vous utilisez pour les notifications d'administration. Ce message contiendra l'archive de la facture fiscale disponible au téléchargement au format .zip (les factures elles-mêmes sont au format PDF). Le lien sera valable 48 heures.

Supprimer des factures fiscales

Vous pouvez supprimer une facture fiscale pour une commande, que vous avez créé par erreur.

Pour supprimer une facture fiscale :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
2. Cliquez sur la commande pour laquelle vous souhaitez supprimer une facture.
3. Cliquez sur « ... » dans la section Factures fiscales, puis cliquez sur Supprimer :
   

   

4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Oui.

La facture fiscale sera supprimée définitivement. Vous pouvez en créer une nouvelle à la place si nécessaire.

Si vous supprimez la commande dans Mes ventes → Commandes, toutes les factures fiscales associées seront également supprimées.

Personnaliser le numéro de facture fiscale

Il est possible de modifier les numéros de vos factures fiscales pour les adapter au processus de votre entreprise et à la législation de votre pays (p. ex., ajouter un code spécial dans le préfixe).
La modification du numéro de facture fiscale future peut également être nécessaire si vous avez supprimé une facture erronée ou créé certaines de vos factures en dehors de votre boutique.

Les numéros des factures fiscales dans votre boutique ne dépendent pas des numéros de commande et utilisent la numérotation séquentielle ascendante. Cela signifie que chaque numéro de facture fiscale suit directement celui de la précédente. Par défaut, la numérotation commence par « 1 », mais vous pouvez personnaliser les numéros de vos factures fiscales et définir le numéro de la future facture sur tout entier positif.

Vous pouvez ajouter n'importe quel préfixe ou suffixe à la partie numérique des factures fiscales. Vous pouvez également définir le nombre minimal de chiffres des numéros de factures (des zéros seront ajoutés au début si le nombre réel est plus petit).

Pour configurer le numéro de la future facture :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales.
2. Faites défiler jusqu'à Paramètres.
3. Dans la section Prochaine facture fiscale, cliquez sur Modifier le numéro → Modifier le format du numéro.
4. Dans le menu ouvert, saisissez le préfixe et le suffixe (si nécessaire), puis saisissez le numéro de la facture fiscale dans la section Compteur (il s'agit du numéro de la prochaine facture à créer dans votre boutique), et le nombre minimal de chiffres pour les numéros de factures.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les modifications n'affecteront que les factures fiscales futures. Les numéros des factures déjà émises resteront les mêmes.

Exemple : disons que vous avez créé la facture #123 par erreur. Même si vous la supprimez tout de suite (ainsi que la commande), la prochaine facture dans votre boutique portera le numéro #124. Pour garder la séquence des numéros de facture ininterrompue, saisissez « 123 » dans la section Compteur. De cette façon, la prochaine facture créée dans votre boutique portera le numéro #123.

Vous pouvez également réinitialiser le compteur des factures fiscales. Par exemple, pour commencer une nouvelle année financière ou pour modifier la numérotation des factures fiscales pour d'autres raisons professionnelles. Si vous réinitialisez les numéros des factures fiscales, votre prochain numéro de facture fiscale commencera par « 1 ».

Pour réinitialiser le compteur des factures fiscales :

1. Depuis l'interface d'administration de votre boutique, accédez à Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales.
2. Faites défiler jusqu'à Paramètres.
3. Dans la section Prochaine facture fiscale , cliquez sur Modifier le numéro → Réinitialiser le compteur.
4. (facultatif) Saisissez le préfixe et le suffixe (si nécessaire).
5. Cliquez sur Réinitialiser le compteur.

Exemple : disons que vous conservez chaque année la numérotation de facture suivante dans votre boutique : année - numéro de facture - nom de votre boutique. Au début de l'année 2023, vous voudrez réinitialiser la numération. Voici à quoi vos paramètres devraient ressembler dans le menu :

De cette façon, le futur numéro de facture fiscale sera « 2023-1-Nom de la boutique », où le nom de la boutique est le nom de votre boutique.

Personnaliser les factures fiscales

Vous pouvez personnaliser le contenu et le modèle de vos factures fiscales sur la page Paramètres → Taxes et factures → Factures fiscales → Contenu des factures fiscales dans l'interface d'administration de votre boutique :

• Importez le logo de votre entreprise pour personnaliser votre facture
• Modifier le titre de la facture, par exemple pour la rendre légalement conforme
• Ajoutez votre numéro d'identification fiscale
• Fournissez des informations supplémentaires sur votre entreprise (telles que les coordonnées bancaires de votre compte)
• Ajoutez des informations supplémentaires dans le pied de page
• Ou apportez des modifications encore plus approfondies au modèle HTML de la facture fiscale

Consultez notre article sur la personnalisation du contenu des factures fiscales pour en savoir plus.