Lorsqu'un client achève le processus d'achat, sa commande s'affiche dans le tableau de bord de la boutique sur la page Mes ventes → Commandes. Vous recevrez également un e-mail de notification ou une notification push mobile. Vous pouvez également créer des commandes manuellement dans le tableau de bord de votre boutique pour enregistrer les commandes que vous avez passées en dehors de votre boutique.
Sur la page des Commandes, vous pouvez voir un aperçu de toutes les commandes passées par vos clients dans votre boutique. Chaque ligne de commande affiche des détails utiles, tels que le numéro de commande unique, l'état de la commande, le nom et l'adresse e-mail du client, la date d'achat, le mode de paiement et d'expédition, les articles achetés et le total de l'achat.
Sur cette page, vous pouvez également gérer vos commandes : mettre à jour l'état des commandes, vérifier les détails de chaque commande, rechercher des commandes, filtrer les commandes par catégories différentes, mettre à jour les commandes et les informations des clients, ajouter un numéro de suivi pour l'expédition, etc.
Sommaire
Comprendre les états des achats
Chaque achat possède un état de paiement et d'exécution. Les états des achats peuvent vous aider à décider quelles actions entreprendre pour chaque achat particulier, par exemple si celui-ci doit être expédié ou remboursé.
Vous pouvez modifier l'état des achats à tout moment. Lorsque vous mettez à jour l'état d'un achat, votre client recevra automatiquement un e-mail de notification contenant les informations actualisées sur l'état de l'achat.
Dans votre boutique, les états des achats suivants sont utilisés.
États des paiements
Payé — le paiement est reçu et le stock a été réduit (si le contrôle des stocks est activé).
En attente de paiement — aucun paiement n'a été effectué. Soit votre client a sélectionné un mode de paiement hors ligne et vous devez le contacter pour organiser le paiement, soit le paiement en ligne de votre client n'a pas été traité.
Annulé – indique que la passerelle de paiement n'a pas pu autoriser ou débiter la carte de crédit du client, ou que vous avez annulé l'achat. Les niveaux de stock augmenteront automatiquement (si le contrôle des stocks est activé).
Remboursé — le paiement intégral a été transféré au client.
Partiellement remboursé — le paiement partiel a été transféré au client.
États d'accomplissement
Toutes les demandes de produits physiques nécessitent un traitement.
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Les demandes de produits numériques ou de cartes-cadeaux sont accomplies automatiquement. Lorsqu'un client acquiert un produit numérique/une carte-cadeau, il reçoit un lien pour télécharger le fichier ou un code de carte-cadeau par e-mail. Pour ces produits, l'état d'accomplissement sera défini sur Remis.
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En attente de traitement – état d'accomplissement par défaut pour toutes les nouvelles demandes, indiquant que la demande est en attente d'accomplissement.
En cours de traitement — la demande est en cours d'accomplissement (prélèvement et emballage) mais n'a pas encore été accomplie.
Prêt pour la collecte — la demande est prête à être récupérée par le client dans votre boutique physique ou votre point de collecte.
Expédié — la demande a été expédiée (souvent confirmée avec un numéro de suivi).
Livré — vous ou le transporteur avez livré la demande au client.
Votre acquisition a été annulée — réservé aux demandes que vous n'expédierez pas. Vous pouvez utiliser cette désignation pour les demandes dont l'état du paiement est Annulé ou Remboursé.
Retourné – demandes retournées par le client.
Recherche et filtrage des demandes
Par défaut, votre liste de demandes est organisée de la plus récente à la plus ancienne. Si vous avez un grand nombre de demandes, vous pouvez utiliser la barre de recherche située au-dessus de la liste des demandes pour chercher une demande selon le nom du client, l'adresse e-mail, l'adresse postale, le numéro de demande, l'intitulé du produit, l'UGS ou même les notes de demande.
Vous pouvez également filtrer vos demandes par :
- Date
- État du paiement
- État d'accomplissement
- Mode de paiement
- Méthode d'accomplissement
- Produits
- Date et heure de retrait ou de livraison
- Si la demande contient des précommandes
Par exemple, si vous souhaitez contacter les clients pour régler leur paiement avant d'expédier leur demande, vous devrez appliquer les filtres pour obtenir la liste des demandes qui n'ont pas encore été payées et qui doivent être expédiées. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un filtre prédéfini Non payé. Expédition nécessaire.
Vous pouvez appliquer plusieurs filtres à la fois pour affiner votre recherche. Par exemple, si vous souhaitez voir les demandes qui n'ont pas encore été payées et qui ont été passées par un client particulier, vous pouvez saisir le nom du client dans la barre de recherche et sélectionner En attente de paiement dans la liste déroulante de l'État du paiement.
Vous pouvez enregistrer des combinaisons de filtres pour rendre la même recherche beaucoup plus rapide à l'avenir. Les demandes qui apparaissent dans les filtres enregistrés sont mises à jour automatiquement.
Ajout de notes de demande d'administration
Les gestionnaires de boutique peuvent ajouter des notes internes aux demandes. Ces notes peuvent être utilisées pour fournir des instructions spéciales comme la date et l'heure de livraison à privilégier. Les notes de demande peuvent également inclure des commentaires qui peuvent contribuer à améliorer les processus de votre entreprise, tels que les commentaires des clients ou le motif de remboursement ou d'annulation d'une demande.
Les notes d'administration sont visibles uniquement par le personnel, vos clients ne peuvent donc pas les voir. Par la suite, vous pourrez rechercher les demandes à partir de ces notes pour accélérer le traitement des demandes.
Mise à jour des informations relatives aux demandes et aux clients
Une fois la demande passée, vous pouvez en mettre à jour les détails. Cela peut s'avérer très pratique si, par exemple, un client commet une faute de frappe lors de la saisie de son adresse e-mail lors du paiement ou si un client souhaite modifier ou ajouter un article.
Vous pouvez modifier une demande pour :
- ajouter et supprimer des éléments ;
- modifier les détails du produit (UGS, nom, quantité et prix) ;
- modifier l'adresse, le nom et l'adresse e-mail du client ;
- ajouter et supprimer des remises ;
- modifier les taxes et les frais d'expédition.
Modification d'un numéro de demande
Lorsqu'un client passe une demande, un numéro d'identification unique lui est attribué. Il est spécifique à cette demande et n'est plus jamais attribué. L'ID de demande est une combinaison de cinq symboles aléatoires (par exemple XK45J) qui aide les commerçants et les clients à distinguer une demande d'une autre. Il est affiché sur les factures, dans les notifications par e-mail et dans la liste des demandes de l'administration de votre boutique.
Vous pouvez personnaliser les ID des demandes en y ajoutant un préfixe et/ou un suffixe personnalisés composés de lettres, nombres, tirets, etc. pour vos besoin en générateurs de rapport, et toute autre raison. Par exemple, si vous gérez plusieurs boutiques en ligne, vous pouvez ajouter le nom de l'une d'elle (LEBLANC-) comme préfixe pour voir rapidement dans vos rapports où la demande a été passée. Vous pouvez également ajouter le mois ou l'année en cours (-2023) comme suffixe pour savoir quand une demande a été passée juste en regardant son ID.
Pour personnaliser le format des ID de vos demandes :
- Depuis l'administration de la boutique, accédez à Paramètres → Général → Panier et paiement.
- Faites défiler jusqu'à Identifiant de demande, puis cliquez sur Modifier le format de l'ID de demande.
- Saisissez un préfixe ou un suffixe (ou les deux) que vous souhaitez voir apparaître dans vos ID de demande et vérifiez l'aperçu à droite. Exemple :
- Cliquez sur Enregistrer.
Ces ajouts s'appliqueront à toutes vos demandes venant après la modification, les ID des précédentes passées avant cette modification resteront les mêmes.
Impression des achats
Vous pouvez imprimer une copie d'un achat pour vos propres enregistrements ou l'inclure dans l'expédition de l'achat du client.
Pour imprimer la facture d'un achat :
- Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Achats.
- Choisissez un achat que vous souhaitez imprimer.
- Cliquez sur Imprimer la facture.
- Dans la fenêtre des options d'impression, sélectionnez votre imprimante et vos paramètres, puis cliquez sur Imprimer.
Pour imprimer les factures de plusieurs achats à la fois :
- Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Achats.
- Sélectionnez les achats que vous souhaitez imprimer.
- Cliquez sur Mise à jour de masse → Imprimer les éléments sélectionnés.
Exportation d'achats
Pour créer un rapport d'achats, analyser vos achats ou simplement envoyer une liste d'achats à vos employés, vous pouvez exporter les informations des achats vers une feuille de calcul en quelques étapes :
- Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Achats.
- Faites défiler jusqu'au bas de la page et recherchez le bloc Exporter des achats.
- Si vous souhaitez exporter tous vos achats, cliquez sur Exporter tout.
- Pour exporter uniquement certains achats, sélectionnez ceux dont vous avez besoin et cliquez sur Exporter les éléments sélectionnés.
- Vous verrez apparaître une fenêtre contextuelle avec les paramètres d'exportation.
- Sélectionnez le délimiteur.
- Sélectionnez les colonnes à exporter. Par défaut, toutes les colonnes sont sélectionnées.
- Cliquez sur Télécharger un fichier CSV.
- Ouvrez le fichier téléchargé avec un éditeur de feuille de calcul pour une utilisation ultérieure.
Suppression d'achats
Outre l'annulation et le remboursement des achats, vous pouvez également les supprimer définitivement de votre boutique. Vous pouvez supprimer les achats test, mais conserver toutes les achats client à des fins fiscales.
Si un client a acheté quelque chose sur votre site par erreur, il est préférable d'annuler la commande et de s'assurer qu'elle est correctement remboursée par l'intermédiaire du fournisseur de paiement de votre compte marchand.
Pour supprimer un achat dans votre boutique, suivez ces étapes:
- Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Achats.
- Sélectionnez les achats que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Mise à jour de masse (ce bouton n'apparaît qu'après avoir sélectionné au moins un achat), puis cliquez sur Supprimer les éléments sélectionnés.
- Dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez supprimer l'achat en cliquant sur Supprimer.
IMPORTANT:
Les achats sélectionnés seront supprimés définitivement de l'administration de votre boutique et leurs numéros ne seront pas réutilisés. Par exemple, si vous supprimez l'achat n°3 depuis l'administration de votre boutique, vous verrez les achats numérotés 1, 2, 4, 5, etc. Plus d'informations sur la numérotation des achats dans votre boutique.