Gestionar pedidos

En la página Pedidos, puede ver un resumen de todos los pedidos de sus clientes en su tienda. Cada fila de pedido muestra detalles útiles, como el número de pedido único, el estado del pedido, el nombre y el correo electrónico del cliente, la fecha de compra, el método de pago y envío, los artículos comprados y el total de la compra.

En esta página también puede gestionar sus pedidos: actualizar el estado de los pedidos, revisar los detalles de cada pedido, buscar pedidos, filtrarlos por diferentes categorías, actualizar los pedidos y la información de los clientes, añadir un número de seguimiento para el envío, etc.

Entender los diferentes estados de los pedidos

Cada pedido tiene un estado de pago y de cumplimiento. El estado de los pedidos puede ayudar a decidir qué acciones deben tomarse para un pedido en particular, como por ejemplo si el pedido debe ser enviado o reembolsado.

Puede cambiar los estados de los pedidos en cualquier momento. Cuando actualice el estado del pedido, el cliente recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico con información actualizada sobre el estado del pedido.

En su tienda se utilizan los siguientes estados de pedido.

Estados de los pagos

Pagado: el pago se ha recibido y se ha restado la cantidad de artículos a las existencias (si está habilitado el control de inventario).

En espera de pago: no se ha iniciado el pago. O bien su cliente seleccionó un método de pago fuera de línea (offline) y necesita ponerse en contacto con él para acordar el pago, o el pago en línea de su cliente no ha sido procesado.

Nota:
Puede elegir si los pedidos con un precio total de 0 € deben poder tener un estado Pagado o En espera de pago. Vaya a Configuración → General → Cesta de Compra en el panel de administración de la tienda y seleccione el estado preferido para tales pedidos en "Establecer el estado de pedido a" para los pedidos con un importe de 0 €. Un pedido puede costar 0 € en caso de que quiera dar un descuento del 100%, ofrecer muestras gratis, etc.

Cancelado: indica que la pasarela de pago no pudo autorizar el pago o realizar el cargo a la tarjeta de crédito del cliente, o que el pedido ha cancelado. Los niveles de existencias aumentarán automáticamente (si tiene habilitado el control de inventario).

Reembolsado: el pago completo ha sido transferido de nuevo al cliente.

Reembolsado parcialmente: se ha transferido parte del pago de nuevo al cliente.

Nota:
Para reembolsar un pedido debe transferir el importe correspondiente a su reembolso a su cliente utilizando su proveedor de pagos, además de actualizar el estado de los pedidos en su tienda.

Estados de cumplimiento

Todos los pedidos de productos físicos requieren ser procesados. Los pedidos de productos digitales o tarjetas regalo se hacen efectivos automáticamente. Cuando un cliente compra un producto digital/tarjeta regalo, recibe un enlace para descargar el archivo o un código de tarjeta regalo por correo electrónico. Para estos productos, el estado de cumplimiento será Entregado.

En espera de proceso: estado de cumplimiento por defecto para todos los nuevos pedidos, e indica que el pedido está en espera de ser procesado.

Procesando: el pedido se está procesando (recogida y empaquetado) pero todavía no ha sido tramitado completamente.

Preparado para recoger: el pedido está listo para que el cliente lo recoja en su tienda física o en un punto de recogida.

Enviado: el pedido ha sido enviado (suele confirmarse con un número de seguimiento).

Entregado: usted o la empresa de mensajería han entregado el pedido al cliente.

Entrega cancelada: reservado para pedidos que no serán enviados. Puede utilizar esta designación para los pedidos que tienen estados de pago Cancelados o Reembolsados.

Devuelto: los pedidos devueltos por el cliente.

Buscar y filtrar pedidos

Por defecto, la lista de pedidos se ordena de más recientes a más antiguos. Si tiene un número elevado de pedidos, puede utilizar la barra de búsqueda situada encima de la lista de pedidos para encontrar un pedido por nombre de cliente, correo electrónico, dirección, número de pedido, título del producto, REF o incluso notas del pedido.

También puede filtrar los pedidos por:

• Fecha
• Estado del pago
• Estado de cumplimiento
• Método de pago
• Método de cumplimiento
• Productos
• Fecha y hora de recogida o entrega
• Si el pedido contiene reservas

Por ejemplo, si quiere contactar con los clientes para que liquiden su pago antes de enviar su pedido, entonces tendrá que filtrar una lista de pedidos que no hayan sido pagados todavía y necesiten ser enviados. En este caso, puede usar el filtro preestablecido No se ha pagado. Hay que enviarlo.

Puede aplicar varios filtros a la vez para afinar la búsqueda. Por ejemplo, si desea ver los pedidos que aún no han sido pagados y que fueron realizados por un cliente en particular, puede introducir el nombre del cliente en la barra de búsqueda y seleccionar "En espera de pago" en el menú desplegable "Estado del pago".

Puede guardar combinaciones de filtros para realizar la misma búsqueda de forma rápida en el futuro. Los pedidos que aparecen en los filtros guardados se actualizan automáticamente.

Añadir notas del administrador a los pedidos

Los administradores de la tienda pueden añadir notas internas a los pedidos. Estas notas pueden utilizarse para instrucciones especiales como la fecha y la hora de entrega preferidas. Las notas de los pedidos también pueden incluir comentarios que pueden ayudar a mejorar los procesos de su negocio, como la opinión de los clientes o el motivo por el que un pedido ha sido reembolsado o cancelado.

Las notas del administrador sólo son visibles para el personal, por lo que sus clientes no pueden verlas. Después, puede buscar los pedidos por estas notas para agilizar el procesamiento de los pedidos.

Actualizar la información de los pedidos y de los clientes

Después de haberse realizado un pedido, puede actualizar los detalles del mismo. Esto puede ser muy útil si, por ejemplo, un cliente ha cometido un error tipográfico al introducir su dirección de correo electrónico durante el proceso de compra o si un cliente desea cambiar o añadir un artículo.

Puede editar un pedido para:

• Añadir y eliminar artículos;
• Cambiar los detalles del producto (REF, nombre, cantidad y precio);
• Editar la dirección, el nombre o el correo electrónico del cliente;
• Añadir y eliminar descuentos;
• Cambiar los impuestos y los costes de envío.

Personalización del formato de ID de pedido

Cuando un cliente realiza un pedido en su tienda, a ese pedido se le asigna un identificador único que es específico para ese pedido y nunca se vuelve a asignar dentro de la tienda. El identificador de pedido es una combinación de cinco símbolos aleatorios (por ejemplo, XK45J) que ayuda a comerciantes y clientes a distinguir un pedido de otro. Se muestra en las facturas, en las notificaciones por correo electrónico y en la lista de pedidos de su administrador de su tienda.

Puede personalizar los identificadores de pedido con un prefijo y/o sufijo personalizado formado por letras, números, guiones, etc. para sus necesidades de información o por cualquier otro motivo. Por ejemplo, si gestiona muchas tiendas en línea, puede añadir el nombre de su tienda (JJONES-) como prefijo para ver rápidamente en sus informes dónde se realizó el pedido. O puede añadir el mes o año actual (-2023) como sufijo para saber cuándo se realizó un pedido con solo mirar el ID del pedido.

Para personalizar el formato de identificación de su pedido:

1. Desde su administrador de su tienda, vaya a Configuración → General → Cesta de Compra.
2. Desplácese hacia abajo hasta Número de pedido, y haga clic en Editar el formato del identificador del.
3. Introduzca un prefijo o un sufijo (o ambos) que desee que aparezca en su ID de pedido y compruebe la vista previa a la derecha. Ejemplo:
   

   

4. Haga clic en Guardar.

Nota:
Estas adiciones se aplicarán a todos sus pedidos posteriores al cambio, los ID de los pedidos anteriores a este cambio seguirán siendo los mismos.

Habilitar las notificaciones push

Puede utilizar la aplicación para móviles para activar las notificaciones push, de este modo recibirá una alerta en su teléfono cada vez que se haga un pedido en su tienda.

Para habilitar las notificaciones push en la aplicación para iOS:

1. Desde la aplicación móvil, toque en Tienda y, a continuación, toque Configuración.
2. En la configuración de la aplicación, toque en Notificaciones.
3. En Nuevo pedido, toque el botón para activar la opción Nuevo pedido realizado.
4. Asegúrese de que tiene habilitadas las notificaciones para la aplicación en la configuración principal de su dispositivo.

Para habilitar las notificaciones push en la aplicación para Android:

1. Desde la aplicación móvil, toque en Tienda.
2. En la configuración de la aplicación, toque en Notificaciones.
3. En Nuevo pedido, toque el botón para activar la opción Nuevo pedido realizado.
4. Asegúrese de que tiene habilitadas las notificaciones para la aplicación en la configuración principal de su dispositivo.

Imprimir pedidos

Es posible que desee imprimir una copia de un pedido para sus propios registros o para incluirla en el envío del pedido al cliente.

Para imprimir la factura de un pedido:

1. Desde el panel de control de su tienda, vaya a Ventas → Pedidos.
2. Seleccione el pedido que desea imprimir.
3. Haga clic en Imprimir factura.
4. En la ventana de opciones de impresión, seleccione su impresora y sus ajustes y haga clic en Imprimir.

Para imprimir facturas para varios pedidos a la vez:

1. Desde el panel de control de su tienda, vaya a Ventas → Pedidos.
2. Seleccione los pedidos que desea imprimir.
3. Haga clic en Actualizar en masa → Imprimir lo seleccionado.

Exportar pedidos

Para crear un informe de ventas, analizar sus pedidos o simplemente enviar una lista de pedidos a sus empleados, puede exportar la información de los pedidos a una hoja de cálculo en sólo unos pocos pasos:

1. Desde el panel de control de su tienda, vaya a Ventas → Pedidos.
2. Desplácese hasta el final de la página y localice el bloque Exportar pedidos.
3. Si quiere exportar todos sus pedidos, haga clic en Exportar todo.
4. Para exportar sólo determinados pedidos, seleccione los que necesite y haga clic en Exportar seleccionados.
5. Verá una ventana emergente con los ajustes de exportación.
6. Seleccione el delimitador.
7. Seleccione las columnas que desea exportar. Por defecto, todas las columnas están seleccionadas.
8. Haga clic en Descargar archivo CSV.
9. Abra el archivo descargado con un editor de hojas de cálculo para su uso posterior.

Eliminar pedidos

Además de anular y reembolsar los pedidos, también puede eliminarlos de su tienda permanentemente. Es posible que desee eliminar los pedidos de prueba, pero conservar todos los pedidos de los clientes por motivos fiscales.

Si un cliente compró algo de su sitio por error, entonces es mejor cancelar el pedido y asegurarse de que se le reembolse correctamente a través del proveedor de pagos de su cuenta de comerciante.

Para eliminar un pedido en su tienda a través de la aplicación de escritorio:

1. Desde el panel de control de su tienda, vaya a Ventas → Pedidos.
2. Seleccione los pedidos que desea eliminar.
3. Pulse Actualizar en masa (este botón sólo aparecerá después de seleccionar al menos un pedido) y luego pulse Eliminar lo seleccionado.
4. En la ventana emergente, confirme que desea eliminar el pedido haciendo clic en Eliminar.

Para eliminar un pedido en su tienda a través de la aplicación de iOS:

1. Abra su aplicación móvil y vaya a Pedidos.
2. Haga clic en el pedido que desea eliminar.
3. En la esquina superior derecha, haga clic en Editar.
4. Desplácese hasta el final y haga clic en Eliminar pedido.
5. En la ventana emergente, confirme que desea eliminar el pedido haciendo clic en Eliminar.

Para eliminar un pedido en su tienda a través de la aplicación de Android:

1. Abra su aplicación móvil y vaya a Pedidos.
2. Haga clic en el pedido que desea eliminar.
3. En la esquina superior derecha, haga clic en el icono del lápiz.
4. Desplácese hasta el final y haga clic en Eliminar pedido.
5. En la ventana emergente, confirme que desea eliminar el pedido haciendo clic en Eliminar.

IMPORTANTE:
Los pedidos seleccionados serán eliminados de la administración de la tienda de forma permanente y sus números no serán reutilizados. Por ejemplo, si borra el pedido nº 3, en el administrador de su tienda verá los pedidos numerados 1,2,4,5, etc. Consulte más información sobre la numeración de pedidos en su tienda.

Nota:
Si elimina pedidos que necesita por accidente, podemos restaurarlos. Póngase en contacto con nosotros e incluya la identificación de su tienda (puede encontrarla en la esquina inferior izquierda de la administración de la tienda) y la hora a la que se eliminaron los pedidos.